伝え方を工夫して工数を減らす｜資料収集
必要な情報を聞き取ったり、必要な書類をスムーズに預かるためには、相手に分かりやすく伝えることが重要です。
専門家が、クライアントに説明するときも専門用語を使わないなどの工夫が必要ですが、伝え方一つで、業務の工数を減らすことができます。
今回は、公的な証明書等を依頼する際のポイントを確認します。
1 誰の（対象者）
書類を依頼する際、誰の書類かを明確に伝える必要があります。
法人・代表取締役・相続人など、ちゃんと伝えておかないと意外と間違えた書類を準備してしまいます。
2 いつの（対象期間）
対象となる期間を伝えておかないと、書類を請求する際、電話がかかってきて再確認となったりします。
残高証明書の場合は、「2022/9/14現在」など。
役所の書類であれば、「令和4年度」や「直近の分」であったり、直近2年分で「令和3年度」と「令和4年度」など、正確に伝えましょう。
3 なにが（書類名）
書類は正式名称で伝えましょう。
正式名称で伝えておけば、インターネットで検索すれば自分で追加の情報を検索できます。
曖昧に伝えてしまうと、検索した場合に様々な手続きがヒットしてしまいます。
4 何部（部数）
正確な枚数を伝えましょう。
不足して二度手間をかけてしまうと、かなり印象が悪くなります。
5 どこで（取得場所）
どこで取得できるのかを伝えましょう。
自分では当たり前に知っていることでも、誰でも知っている事とは限りません。
持参する物や、問い合わせ先まで伝えておくと完璧です。
6 文章で（連絡方法）
口頭で伝えると、メモのミスが発生します。
かならず、文章で伝えましょう。
参考になる添付の写真などあれば、完璧です。
ちょっとした工夫で、資料収集が捗ります。
また、そればかりでなくクライアントとの関係も良好になります。
（投稿者）
徳田貴久税理士事務所
熊本県熊本市中央区大江6丁目20-6-2F
問い合わせ tokuda@tokudaoffice.com
2022-09-14 by
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